인디게임 행사 명함·QR 리드 CRM 자동화: 후속 연락 우선순위 정하는 방법
인디게임 행사에서 받은 명함과 QR 리드를 CRM에 자동 입력하고 중복 제거·동의 확인·관심도 점수화를 거쳐 후속 연락 우선순위를 정하는 실전 설계를 소개합니다. 도구 선택부터 데이터 구조, 자동화 규칙, KPI까지 단계별로 정리했습니다.
요약: 명함과 QR 리드를 CRM에 어떻게 자동 정리할까?
인디게임 행사 리드는 명함 OCR 또는 QR 폼으로 수집한 뒤 event_id, 연락처, 관심 분야, 마케팅 수신 동의, 후속 액션을 표준화해 CRM에 저장해야 합니다. 이후 회사 적합도와 행동 의도, 연락 가능 여부, 리드 신선도를 점수화하면 먼저 연락할 대상을 자동으로 정할 수 있습니다.
핵심은 연락처를 많이 모으는 것이 아니라 행사 종료 후 24~72시간 안에 맥락을 잃지 않고 후속 연락을 실행하는 데 있습니다.
왜 인디게임 행사 리드는 CRM에 바로 정리해야 하는가?
행사 현장에서는 명함을 받으며 다음과 같은 정보를 구두로 교환합니다.
- 퍼블리싱 검토 가능성
- 데모 또는 플레이테스트 관심도
- Steam 출시 예정일
- 지역별 유통 및 현지화 필요성
- 미팅 요청 여부
- 보도자료나 뉴스레터 수신 의사
하지만 행사 후 명함만 쌓아 두면 어떤 대화를 나눴는지 기억하기 어렵습니다. QR 폼은 상대적으로 구조화된 데이터를 제공하지만 여러 링크와 폼을 사용하면 출처와 캠페인 정보가 분리될 수 있습니다.
따라서 모든 리드에는 최소한 source, event_id, captured_at, interest, consent, next_action 필드를 붙여야 합니다. 이 필드가 있어야 CRM 자동화와 후속 성과 측정이 가능합니다.
CRM에 어떤 리드 데이터 구조를 사용해야 하는가?
처음부터 복잡한 영업 시스템을 만들 필요는 없습니다. 다음 필드만 표준화해도 명함과 QR 리드를 충분히 운영할 수 있습니다.
| 필드 | 예시 | 용도 |
|---|---|---|
lead_id | gamescom-2026-0042 | 리드 식별 및 중복 제거 |
source | business_card, qr_form | 수집 경로 분석 |
event_id | busan-indie-connect-2026 | 행사별 성과 비교 |
name | 홍길동 | 개인 식별 |
company | Example Publishing | 소속 확인 |
role | Publishing Manager | 의사결정 영향도 판단 |
email | [email protected] | 이메일 후속 연락 |
interest | 퍼블리싱, 현지화 | 맞춤 메시지 작성 |
conversation_note | 일본 콘솔 출시 문의 | 대화 맥락 보존 |
consent | email_marketing | 연락 가능 범위 확인 |
captured_at | 2026-08-24T14:30:00+09:00 | 리드 신선도 계산 |
next_action | 미팅 제안 메일 | 담당자의 다음 작업 |
priority | P1 | 연락 순서 결정 |
owner | 김민수 | 담당자 배정 |
conversation_note와 next_action은 특히 중요합니다. 회사명과 이메일만 저장하면 일반적인 홍보 메일이 되지만 행사에서 나눈 대화와 약속한 행동을 저장하면 실제 후속 영업으로 이어질 가능성이 높아집니다.
명함·QR 리드 자동화 파이프라인은 어떻게 구성할까?
추천 흐름은 다음과 같습니다.
flowchart LR
A[명함 OCR 또는 QR 스캔] --> B[필드 표준화]
B --> C[동의 및 중복 검사]
C --> D[태그와 점수화]
D --> E[CRM 저장]
E --> F[후속 작업 생성]
F --> G[메일 DM 또는 미팅]자동화 도구는 특정 제품에 종속될 필요가 없습니다. QR 폼과 웹훅, 스프레드시트 또는 데이터베이스, CRM, 이메일 도구를 연결할 수 있으면 됩니다. 중요한 것은 도구 이름보다 데이터가 이동할 때 규칙이 변하지 않는 것입니다.
1단계: QR 폼에 행사와 캠페인 정보를 숨겨서 기록한다
QR 코드는 단순히 홈페이지로 연결하지 말고 행사 전용 랜딩 페이지로 연결하는 편이 좋습니다. URL에는 다음과 같은 추적 파라미터를 포함합니다.
https://example.com/contact?event_id=busan-indie-connect-2026&booth=A12&utm_source=event&utm_campaign=publisher폼에는 다음 질문을 넣을 수 있습니다.
- 이름과 회사명
- 직무 또는 관심 분야
- 관심 유형: 퍼블리싱, 투자, 미디어, 플레이테스트, 현지화
- 후속 연락 희망 방식
- 행사 후 받고 싶은 자료
- 개인정보 및 마케팅 수신 동의
선택형 질문을 많이 사용하면 나중에 태그와 점수로 변환하기 쉽습니다. 자유 입력란은 대화 내용이나 요청사항을 기록하는 용도로 제한하는 것이 좋습니다.
2단계: 명함 OCR 결과를 표준 필드로 변환한다
명함 OCR은 회사명과 이름을 뒤바꾸거나 전화번호의 하이픈을 다르게 인식할 수 있습니다. OCR 결과를 그대로 CRM에 저장하지 말고 다음 정규화 과정을 거칩니다.
- 이메일은 소문자로 변환
- 전화번호는 국가 코드 기준으로 정규화
- 회사명 앞뒤 공백과 중복 공백 제거
- 직무명은
publisher,press,developer,investor같은 내부 분류로 매핑 - 인식 신뢰도가 낮은 필드는 검수 대기 상태로 표시
- 명함 이미지 원본과 구조화된 텍스트를 별도 보관
회사명과 이메일이 없는 명함은 자동 저장하되 needs_review 상태를 부여하는 방식이 안전합니다. 자동화가 불확실한 데이터를 확정 데이터처럼 다루면 중복과 오발송이 늘어납니다.
3단계: 중복 리드를 병합한다
중복 검사는 이메일을 우선 키로 사용하고 이메일이 없으면 회사명과 이름, 전화번호 조합을 사용합니다.
예를 들어 다음 순서로 판단할 수 있습니다.
- 동일한 정규화 이메일이 있으면 기존 리드에 새 행사 정보와 메모를 추가
- 이메일이 없고 전화번호가 같으면 기존 리드와 병합
- 회사명과 이름이 모두 같으면 중복 후보로 표시
- 판단이 어려우면 자동 병합하지 않고 검수 큐로 이동
중복을 제거할 때 기존의 모든 메모를 덮어쓰면 안 됩니다. 행사별 접촉 기록을 별도 활동 로그로 남기고 최신 관심사와 다음 액션만 기본 리드 레코드에 갱신하는 방식이 좋습니다.
4단계: 동의 범위에 따라 연락 가능 채널을 제한한다
CRM에 저장할 수 있다는 사실과 마케팅 연락을 보내도 된다는 사실은 같지 않습니다. 리드마다 다음 상태를 구분해 저장합니다.
| 상태 | 가능한 후속 조치 |
|---|---|
| 이메일 마케팅 동의 | 뉴스레터와 제품 업데이트 발송 가능 |
| 개별 후속 연락에 동의 | 행사 대화에 관한 1:1 후속 연락 가능 |
| 연락처만 제공 | 행사 맥락과 수집 근거를 확인한 뒤 제한적으로 처리 |
| 수신 거부 | 마케팅 발송 금지 및 억제 목록 등록 |
| 동의 불명확 | 자동 발송 제외 후 담당자 검토 |
개인정보보호법 등 적용 법령과 행사 주최 측의 수집 안내를 함께 확인해야 합니다. 수신 거부 리드는 삭제하는 것보다 재발송 방지를 위한 억제 목록에 남기는 편이 운영상 안전할 수 있지만 보관 기간과 접근 권한은 내부 정책에 따라 정해야 합니다.
후속 연락 우선순위 점수는 어떻게 계산할까?
모든 리드에 같은 시간을 쓰기 어렵기 때문에 0점부터 100점까지의 PriorityScore를 만들 수 있습니다. 다음 공식은 시작점으로 사용할 수 있는 예시입니다.
각 점수는 0부터 100 사이로 정규화합니다.
FitScore: 장르, 플랫폼, 지역, 예산, 퍼블리싱 범위가 프로젝트와 얼마나 맞는지IntentScore: 미팅 요청, 자료 요청, 데모 다운로드, 단순 방문 등 행동 의도ContactabilityScore: 연락 동의와 유효한 채널 보유 여부RecencyScore: 행사 후 경과 시간 또는 최근 상호작용의 신선도
리드가 명확하게 미팅을 요청했다면 IntentScore를 높게 주고 명함만 받았으며 대화 기록이 없다면 낮게 설정합니다. 점수는 진실을 판정하는 값이 아니라 팀의 제한된 시간을 배분하기 위한 운영 신호입니다.
간단한 TypeScript 점수화 예시
type Lead = {
fitScore?: number;
meetingRequested?: boolean;
explicitInterest?: boolean;
consent?: 'email_marketing' | 'one_to_one' | 'none';
daysSinceCapture?: number;
};
function getPriorityScore(lead: Lead): number {
const fit = lead.fitScore ?? 0;
const intent = lead.meetingRequested
? 100
: lead.explicitInterest
? 70
: 30;
const contactability =
lead.consent === 'email_marketing' || lead.consent === 'one_to_one' ? 100 : 0;
const recency = Math.max(0, 100 - 10 * (lead.daysSinceCapture ?? 0));
return Math.round(
0.35 * fit +
0.35 * intent +
0.2 * contactability +
0.1 * recency
);
}마케팅 수신 동의가 없는 리드의 점수가 높더라도 자동 뉴스레터에 넣어서는 안 됩니다. 점수는 우선순위를 정하는 값이고 연락 권한은 별도의 필터입니다.
점수에 따라 연락 우선순위를 어떻게 나눌까?
점수만 표시하면 담당자가 무엇을 해야 하는지 다시 판단해야 합니다. 점수 구간에 다음 액션과 기한을 연결하세요.
| 등급 | 기준 예시 | 첫 후속 연락 | 권장 액션 |
|---|---|---|---|
P0 | 미팅 요청 또는 명확한 퍼블리싱 검토 | 당일 | 맞춤 메일과 미팅 일정 제안 |
P1 | 프로젝트 적합도가 높고 자료 요청 | 24시간 이내 | 빌드, 피치덱, Steam 페이지 전달 |
P2 | 플레이테스트·미디어·현지화 관심 | 72시간 이내 | 관심 유형별 자료와 링크 발송 |
P3 | 관심이 약하거나 동의 범위가 제한적 | 주간 검토 | 수동 확인 또는 허용된 캠페인 편입 |
후속 작업에는 담당자와 기한을 함께 넣습니다. 예를 들어 P1 / 김민수 / 2026-08-25 18:00 / 일본 퍼블리싱 자료 발송처럼 기록하면 누락을 줄일 수 있습니다.
행사 후 첫 연락 메시지는 어떻게 작성할까?
자동화는 문장을 모두 자동 생성하는 것보다 반복 작업을 줄이는 데 집중해야 합니다. 최소한 다음 변수는 담당자가 확인한 뒤 발송하세요.
- 행사명과 부스 또는 미팅 장소
- 실제로 나눈 대화 주제
- 상대가 요청한 자료
- 게임의 현재 빌드와 출시 상태
- 다음 행동: 자료 검토, 미팅, 테스트키 제공 등
예시 구조는 다음과 같습니다.
제목: [행사명]에서 말씀드린 [게임명] 퍼블리싱 자료 전달
안녕하세요, [이름]님.
[행사명]에서 [게임명]의 [관심 주제]에 관해 이야기 나눴던 [스튜디오명] [이름]입니다.
말씀하신 [요청 자료]를 아래에 정리했습니다.
[링크]
검토 후 가능하시다면 [제안하는 다음 행동]을 진행하고 싶습니다.
가능한 일정이나 추가로 필요한 정보가 있으면 알려주세요.상대가 퍼블리싱에 관심을 보였는데 플레이테스트 링크만 보내는 식으로 맥락이 어긋나면 자동화 품질이 낮아집니다. interest와 next_action이 일치하는지 발송 전 검사 규칙을 두는 것이 좋습니다.
CRM 자동화에서 반드시 넣어야 할 검수 규칙은 무엇인가?
완전 자동 저장보다 예외를 빠르게 발견하는 반자동 검수가 안정적입니다. 다음 조건에 해당하면 담당자 검토 큐로 보냅니다.
- 이메일 형식이 유효하지 않음
- 회사명과 이름이 모두 비어 있음
- OCR 신뢰도가 기준값보다 낮음
- 기존 리드와 유사도가 높지만 완전 일치하지 않음
- 연락 동의가 불명확함
P0또는P1인데 대화 메모가 없음- 후속 연락 예정일이 지났음
자동화 로그에는 원본 입력, 변환 결과, 병합 여부, 점수 계산 결과, 발송 결과를 남겨야 합니다. 문제가 발생했을 때 어떤 규칙이 잘못 작동했는지 추적할 수 있어야 하기 때문입니다.
리드 관리 성과는 어떤 KPI로 측정해야 하는가?
리드 수만 보면 행사의 실제 성과를 판단하기 어렵습니다. 다음 지표를 행사별로 비교하세요.
| KPI | 계산 방법 | 확인할 문제 |
|---|---|---|
| 데이터 완성도 | 필수 필드가 채워진 리드 비율 | 폼과 현장 프로세스 품질 |
| 중복률 | 중복 병합 리드 ÷ 전체 리드 | 수집 채널 관리 문제 |
| 첫 연락 소요 시간 | 캡처부터 첫 연락까지의 시간 | 후속 실행 속도 |
| 응답률 | 응답 리드 ÷ 발송 리드 | 메시지와 타깃 적합성 |
| 미팅 전환율 | 미팅 확정 리드 ÷ 전체 리드 | 영업 품질 |
| 자료 요청 전환율 | 자료 요청 리드 ÷ 전체 리드 | 관심도와 제안 적합성 |
| 수신 거부율 | 수신 거부 ÷ 발송 리드 | 동의 관리와 메시지 빈도 |
P0와 P1 리드의 첫 연락 소요 시간을 별도로 측정하면 우선순위 체계가 실제로 작동하는지 확인하기 쉽습니다.
자주 묻는 질문 FAQ
명함만 받은 사람에게 자동 메일을 보내도 되는가?
자동 발송하지 않는 편이 안전합니다. 행사에서 어떤 방식으로 연락에 동의했는지 확인하고 동의 범위가 불명확하면 수동 검토 대상으로 분류하세요.
CRM을 처음 도입하는 작은 팀은 무엇부터 해야 하는가?
name, company, email, event_id, interest, consent, conversation_note, next_action만 먼저 표준화하세요. 그다음 중복 제거와 후속 작업 생성부터 자동화하고 점수 모델은 실제 데이터가 쌓인 후 조정하면 됩니다.
리드 점수의 가중치는 어떻게 정해야 하는가?
처음에는 적합도와 행동 의도에 높은 가중치를 주고 시작한 뒤 응답률과 미팅 전환율을 기준으로 조정하세요. 예시 공식의 가중치는 고정된 정답이 아니라 팀의 영업 목표에 맞춰 검증해야 하는 초기값입니다.
정리
인디게임 행사 리드 자동화의 핵심은 명함 OCR이나 QR 스캔 자체가 아닙니다. 행사 출처와 대화 맥락을 보존하고 동의 범위를 분리한 뒤 적합도와 행동 의도를 기준으로 후속 작업을 정렬하는 운영 체계입니다.
가장 현실적인 도입 순서는 다음과 같습니다.
- QR 폼과 명함 입력 필드를 같은 CRM 스키마로 통일
- 이메일과 회사명 기반 중복 검사를 적용
- 동의 상태를 연락 채널별로 분리
PriorityScore와P0부터P3까지의 액션 규칙 생성- 행사별 첫 연락 소요 시간과 미팅 전환율 측정
이 구조를 만들면 행사 당일의 명함 수집이 일회성 네트워킹으로 끝나지 않고 퍼블리싱, 현지화, 미디어, 플레이테스트 기회로 이어지는 반복 가능한 마케팅 자산이 됩니다.
